Aufgeräumt! So bändige ich meinen Papierkram #2

Und, konnte ich euch nach meinem letzten Papier-Wegschmeiß-Post schon zum Reduzieren eurer Unterlagen motivieren? Falls noch nicht, weil ihr glaubt, das sei langweilig und anstrengend: ich hatte nicht erst danach ein gutes Gefühl, sondern das Wegschmeißen selber hat schon mega viel Spaß gemacht! Ist einfach toll, den einen Papierberg schrumpfen und den anderen wachsen zu sehen. :) Und selbst wenn ich es nicht gedacht hätte: auch das anschließende Einsortieren ging sehr leicht von der Hand. Heute erzähle ich euch mal, wie ich meinen Kram so sortiert habe. Vielleicht sind wieder ein paar gute Tipps für euch dabei! Es geht also weiter mit

Papierkram bändigen #2: Fröhliches Sortieren und Archivieren

Kurz eines vorweg: Es gibt  ja verschiedene Methoden und Mittel für das Archivieren von Papieren. Ich habe mich schon vor Jahren für’s klassische Abheften in Ordnern entschieden. Ob das für euch die beste Variante ist, müsst ihr selber sehen. Es gibt ja z.B. auch Hängeregistraturen und ähnliches… Aber nun geht es endlich los!

Auch, wenn ich wie hier bereits beschrieben versuche, mich nur auf die wichtigen Unterlagen zu beschränken: für einen einzigen Ordner ist es dennoch viel zu viel. Also habe ich mehrere. So sind die einzelnen Ordner auch nicht zu schwer. Sauschwere Ordner will man zum Ein- und Ausheften nicht in die Hand nehmen, was wieder die Motivation blockieren würde. Nach folgenden Ideen kann man sie anlegen:
– Grob nach Themen oder
– Je nachdem, wie oft man die betreffenden Unterlagen braucht. Also einige Ordner mit Kategorien, in die öfter etwas rein- oder rausgeheftet wird (z.B. aktuelle Gehaltsabrechnungen, Reisepass, Arztrechnungen etc.). Und ein Ordner mit Themen, die abgeschlossen sind (z.B. Praktikumszeugnisse, Schulzeugnisse, alte Einkommens- steuererklärungen etc.). 

Ich habe beides kombiniert und meine Ordner sind in etwa so aufgeteilt:

1. Aktuelle Themen mit persönlichen Unterlagen, in die ich öfter etwas rein- oder raushefte.
2. Alles rund um die Wohnung (Verträge, Rechnungen, Bons, Nebenkostenabrechnungen etc.).
3. Alles von Ikea. Es ist sicher nicht nötig, alle Aufbau-Anleitungen aufzubewahren. Ich tue es trotzdem. Ist wohl ein Tick von mir. Nobody’s perfect. :)
4. Gebrauchsanleitungen.
5. Alte Themen, die abgeschlossen sind und die ich sehr selten zur Hand nehmen muss (alte Zeugnisse etc.)

Wenn man etwas wiederfinden möchte, ist es natürlich sehr hilfreich, die Dokumente nach Kategorien abgeheftet zu haben. Am besten ist es, die Kategorie sagt sofort klar und deutlich aus, worum es geht, gleichzeitig sollte sie aber nicht zu detailliert sein, denn dann sucht man sich wieder einen Wolf und das Abheften wird mühselig. Also ruhig mal was zusammenfassen. Auch gut: je öfter man was rein- oder rausheftet, desto weiter oben liegt die Kategorie. Mein Ordner mit aktuellen Unterlagen ist z.B. so aufgeteilt:

– ARBEIT (Vertrag, Gehaltsabrechnungen etc.)
– ÄRZTE/KRANKENKASSEN (Rechnungen, Versicherungsverträge etc.)
– ALTERSVORSORGE (Verträge, Jahresübersichten über gezahlte Beiträge etc.)
– PERSÖNLICHE DOKUMENTE (Reisepass, Impfschein, Geburtsurkunde etc.)
– AUTO (Werkstattrechnungen, TÜV-Bescheinigungen etc.)

Falls ihr inzwischen glaubt, dass ich ein Aufräum-Musterkind bin: najaaaaa. Ich gebe mir Mühe, aber eigentlich habe ich einfach nur ziemlich viele kleine Tricks gefunden, um meinen inneren Schweinehund auszutricksen. Damit frisch mit der Post eingetrudelte Unterlagen nicht ewig doof auf dem Schreibtisch oder gar auf meiner hübsch dekorierten Eckkommode herumliegen, in die die Unterlagen rein sollen, habe ich einen Schweinehund-Sammler geschaffen. Denn natürlich habe auch ich keine Lust, für jedes einzelne Blättchen den Ordner aus der Kommode zu hieven. Also wird alles erst einmal lässig in einen Stehsammler reingeworfen. Alle paar Monate (je nachdem, wie viel Papierkram bei euch anfällt) wird alles abgeheftet. In dem Stehsammler finde ich mich zur Not auch ganz gut zurecht und mit diesem Trick sieht alles zumindest erst einmal aufgeräumt aus.

Für die Einkommenssteuer-Erklärung trudeln Anfang des Jahres schön nacheinander von allen möglichen Stellen Unterlagen ein: vom Arbeitgeber, der Versicherung, den Organisationen, an die man spendet,… Und im Laufe des Jahres hat man selber auch schon fleißig gesammelt: wichtige Rechnungen, Busfahrscheine etc.. Das alles bitte NICHT in die einzelnen Kategorien eurer Ordner heften, sondern direkt in einer Folie sammeln, in die alles für das Finanzamt reinkommt. So erspart ihr euch viel Sucherei, wenn wieder die schöne Zeit der Einkommenssteuer-Erklärung losgeht.

Manchmal macht es durchaus Sinn, Unterlagen in einer Box statt in einem Ordner zu verwahren. Zum Beispiel, wenn man weiß, dass man die Unterlagen sehr selten braucht und umständliches Abheften nicht viel Sinn macht. Und/oder es nicht nur einfache DIN A4-Papiere sind, die verwahrt werden sollen. Das ist eigentlich bei unseren Gebrauchsanleitungen der Fall: ich benötige sie SEHR selten (vielleicht liest man sich nach dem Kauf die Anleitung durch, danach ist es learning-by-doing), oft haben die Heftchen sehr kleine Formate, die man schlecht einheften kann und hier und da ist auch mal eine CD mit Anleitung dabei. Es ist eigentlich praktischer, all das nur grob in Folien zu sortieren (z.B. alles für die Küche in die eine, alles rund um den PC in die nächste und so weiter) und in eine Box zu legen. Demnächst werde ich deswegen meinen Ordner mit den Gebrauchsanleitungen durch einen Karton ersetzen.

So, ihr lieben Freunde der Ordnung! Ich hoffe, ich konnte euch auch dieses Mal ein paar hilfreiche Tipps an die Hand geben, mit denen euer Schreibtisch/Büroschrank/Badezimmer-Waschtisch oder wo sonst eure Unterlagen bisher lagerten vom Papierberg befreit werden. :)

Liebste Grüße
Karina

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